阶段一：

准备材料

1.邀请函原件、邀请函中文翻译件 (须所在学院签字，并加盖学院公章)

学院外事办公室

2.《出访行程单》（见附件1）：

①须学院签字并加盖公章；

②原则上，会议开始前一天须为出境日期，会议结束后第一天或第二天须入境日期，如有特殊情况需写明日期说明并由本人及导师签字；

③系统上传的出访行程单应包含出入境时间，且日期需连续，不可空缺）

3.《重庆大学学生出国（境）学习交流责任书》（见附件1）（填写时间应与出访行程单时间保持一致）

阶段二：

系统填报及审核

1.以上材料准备完毕，登录“学生国际化项目管理平台”http://xscgjjl.cqu.edu.cn/，选择“学术会议参会管理”版块，按要求填写并提交申请

自行办理

2.依次完成系统导师审核——学院外事秘书审核——学院分管领导审核——研究生院审核——国际处审核

相关审核人

阶段三：

申请人下载备案表（按需执行）

申请人自行在系统生成并下载“签证证明信”（申请人在申请阶段根据签证办理要求自行选择是否需要）、“研究生赴国（境）外参加学术会议申请备案表”（该表格将作为报销财务流程的重要依据）

自行办理

阶段四：

办理返校手续

申请人在出国（境）参加会议结束后的两周内，应自行登录系统办理返校手续，按要求上传总结（不少于800字，并附至少三张交流照）后，提交给导师和学院外事秘书依次完成返校审核流程

自行办理

学院

席雅琴 65102437

（A区电气学院 303）

学院审批环节

研究生院

高老师、李老师65112440

（A区研究生院楼506）

“研究生国际学术会议基金”申请、资助等相关政策咨询

郭老师 65103162

（A区研究生院楼408）

研究生院审批环节

国际处

（留学生事务管理中心）

唐老师/张老师

65103019（A区主教楼535）

国际处审核备案环节

港澳台办

刘老师 65102100

（A区主教楼528）

港澳台办审核备案环节

财务处

A区65102663

虎溪校区65678018

财务报销咨询